Výhody a úskalí datových schránek
Bude tomu již šest let, kdy nabyl účinnosti zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který nám zavedl používání datových schránek. Po několika letech je tedy ideální příležitost zhodnotit jejich fungování a přínosy pro občany a zejména podnikatele.
Jednotné doručování
Za největší výhodu považuji sjednocení pravidel pro doručování ve všech typech řízení, s nimiž se občan může setkat. Všechny státní orgány (například finanční, stavební nebo živnostenský úřad, hygiena, různé inspekce a soudy) jsou povinny účastníkům doručovat všechny písemnosti nejprve do datové schránky, pokud taková možnost není tak teprve poté poštou a až v posledním případě veřejnou vyhláškou. Mám-li datovou schránku, mám značnou jistotu, že mi úřední pošta bude doručena a že nebudu muset čekat na doručovatele, případně v pracovní době pospíchat na poštu. Díky tomu se také výrazně zrychlilo doručování soudních obsílek firmám a celé řízení se výrazně zrychlilo.
Povinnost vyzvedávat
Datové schránky byly ze zákona povinně zřízeny i všem podnikajícím právnickým osobám – firmám. Všichni jednatelé firem by měli mít datovou schránku a tu by měli také pravidelně vyzvedávat, jinak hrozí poměrně závažná (až likvidační) rizika. V případě, že si adresát datovou zprávu nevyzvedne do 10 dnů od jejího oznámení, považuje se zpráva za doručenou právě tímto dnem, a to i v případě, že se adresátovi vůbec nedostala. Věřím, že takto postiženým to přijde nespravedlivé, ale díky tomu alespoň částečně odpadl nešvar nevyzvedávání úřední pošty, který je jednou z hlavních příčin protahování soudních řízení u nás.
V naší praxi jsme již řešili několik případů, kdy si adresát datovou schránku nevyzvedával a pak musel čelit velmi nepříjemným následkům. V jednom případě dokonce takto pronajímatel nemovitosti „prohrál“ spor, který byl zcela smyšlený (přesněji vylhaný) jeho nájemcem. Díky tomu vznikla nedbalému a velmi solventnímu pronajímateli milionová škoda, o níž se dozvěděl, až byl v exekuci. Možnost zvrátit takové, byť nespravedlivé, rozhodnutí je v praxi naprosto minimální.
Takto postižení hříšníci se brání, že sice věděli, že mají datovou schránku, ale že nevěděli, že jim tam něco přišlo. Proto všechny klienty upozorňuji na možnost nastavení upozornění na e-mail, která je zcela zdarma. Za úplatu je možné nastavit si zasílání SMS na mobil. Jako nejlepší řešení však vidím nákup vhodné aplikace, která mi datovku pravidelně stáhne a zálohuje na mém počítači, díky čemuž se dostanu i ke starší poště, která již v datové schránce není.
U nás to řeší sekretářka
Velmi často se setkávám se zvykem šéfů velkých firem, že datovou schránku za ně kontroluje a přijímá sekretářka. Na to se jich celkem natvrdo ptám, jestli jim sekretářka čte i maily? Ve většině případů je odpověď jasná, že nikoliv. V tom případě následuje otázka, co může mít na jejich firmu větší dopad, jestli důležitá komunikace s kolegy, dodavateli a zákazníky, anebo pošta od úřadů a soudů? Často pak proces nastavíme tak, že datovku přijímají oba, přičemž asistentka řeší „drobnosti“ typu pokut za rychlou jízdu firemních automobilů, poštu zapisuje do řádné evidence, případně ji rozděluje dalším oddělením (typicky korespondence s finančním úřadem a sociálkou). Šéf má o všem přehled, tedy i o firemních pirátech silnic, ale hlavně má jistotu, že se k němu dostane i ta nejdůležitější pošta od státních institucí, která může mít na podnikání zcela zásadní vliv.
Datovka pro každého
I když občané (nepodnikající fyzické osoby) datovou schránku mít nemusí, tak ji všem po vlastních zkušenostech doporučuji. Kromě jistoty doručení, o níž jsem se zmiňoval dříve, je pro mě podstatnou výhodou také úspora času, kdy si nemusím pro dopisy chodit na poštu a bezradně marnit čas ve frontách. V Praze jsou to desítky minut v průběhu roku, před Vánoci je to klidně i na hodinu. Mimo Prahu je zase otevírací doba pošty nedostatečná a fronty jsou zde také. Datovou schránku asi nejvíce ocení vytížení lidé, kteří se pravidelně nezdržují v místě svého úředního bydliště (například Moravané naplavení za prací do Prahy). Datovku si můžu vyzvednout také kdekoliv z ciziny, přičemž její vyzvednutí si můžu naplánovat tak, abych nepromeškal žádnou lhůtu a mohl v klidu odpovědět až po návratu.
Jako poslední „kličku“ zmíním, že některé úřady (třeba Policie ČR) občas zapomínají na povinnost zasílat do datové schránky i fyzickým osobám, pokud ji mají, a zasílají klasicky papírovou poštou. Takové doručení je ovšem z hlediska zákona neplatné. Věřím, že zkušený advokát Vám poradí, kdy je možné a vhodné se této skutečnosti dovolat.
